Emploi : Coordinateur des services généraux F/H
Localisation du site principal : Institut de la Vision, 13 rue Moreau, 75012 Paris
Poste à pourvoir pour : Immédiatement !
Temps plein/partiel : 100 % ; du lundi au vendredi, en journée
CV à envoyer à : voir les details dans le lien ci-dessous
Date de publication : 8/03/022

Détails dans la fiche de poste 

VOS MISSIONS S' EXCERCERONT SUR 3 SITES

1. Le site principal, le bâtiment « IDV », est géré par la SCI Vision dans le cadre d’un partenariat public privé (PPP) pour le compte du centre hospitalier des Quinze-Vingts. Ce site est partagé avec d’autres locataires, environ 3000 m² sont affectés à l’IDV. Un comité de suivi des usagers assure le lien avec la SCI Vision.

2. Le site « UCL », bâtiment d’environ 2000 m², dont la gestion est réalisée en collaboration directe avec la SCI Vision dans le cadre d’un PPP.

3. Le site « Passage de l’Innovation », locaux loués d’environ 200 m².

PRINCIPALES RESPONSABILITES ET ACTIVITES

• Assurer le service aux utilisateurs, hiérarchiser les demandes, rendre compte pour arbitrage.
• Planifier et suivre les interventions en relation avec les prestataires.
• Elaborer les plans de prévention des prestataires externes.
• Coordonner les travaux des prestataires en fonction des activités des personnes travaillant à l’Institut de la Vision.
• S’assurer de la qualité des prestations des prestataires externes.
• Remonter l’information sur les dysfonctionnements ou problèmes récurrents tant auprès des prestataires que de la direction.
• Suivre les appels d’offres et la maintenance des équipements scientifiques (congélateur -80°C, centrifugeuses, sorbonnes…)
• Piloter les prestataires de nettoyage des locaux, de gestion des déchets bureaux et laboratoires.
• Représenter l’IDV lorsque de gros travaux de rénovation sont engagés, vis-à-vis du maître d’ouvrage en charge des travaux et du mainteneur.
• Mettre en place et suivre des indicateurs de pilotage pour le suivi des prestataires extérieurs.
• Participer au suivi des budgets de fonctionnement et d’investissement liés à la fonction.

Pour les sites gérés dans le cadre d’un PPP :

• Etre l’interlocuteur privilégié avec le mainteneur du bâtiment et les utilisateurs du Centre de Recherche
• S’assurer de la bonne application des prestations dues contractuellement par le mainteneur et les prestataires externes.
• Centraliser les demandes d’interventions techniques émises par les utilisateurs et s’assurer de leurs réalisations auprès du gestionnaire du bâtiment.
• Surveillance avec le mainteneur des installations techniques du site, des travaux et entretien du bâtiment.
• Participer aux opérations de contrôles de nettoyage des parties communes du bâtiment avec le mainteneur.

Pour le site loué :

• Participer à l’élaboration des cahiers des charges et à la consultation des prestataires d’exploitation et de maintenance.
• Piloter les prestataires chargés de l’exploitation et de la maintenance.
• Rechercher des fournisseurs en fonction des besoins et des marchés.
• Participer aux négociations avec les fournisseurs, analyser les propositions et établir le meilleur rapport qualité/prix/délai dans le respect des budgets.

PROFIL RECHERCHE

Connaissances requises :

• Connaissance générale des grands principes des marchés publics.
• Connaissance de l’organisation, du fonctionnement et des circuits de décision de la structure.
• Contribuer à la définition des indicateurs pour le suivi et l'analyse des résultats.
• Connaître les règles d’hygiène et de sécurité.

Savoir-faire :

• Conduire un projet
• Elaborer des choix, planifier les actions, estimer les besoins en moyens pour son équipe.
• Engager et suivre les contrôles techniques réglementaires.
• Savoir négocier avec les différents interlocuteurs.
• Elaborer et rédiger des notes d'information, des documents de synthèse...
• Avoir une vision générale de l’activité de l’Institut pour anticiper les demandes et les besoins
• Savoir prendre en compte les attentes des utilisateurs et des contraintes liées à la recherche.
• Prendre en compte les contraintes techniques du bâtiment.
• Coordonner son action avec les autres services
• Négocier des délais, des moyens avec le réseau, la sous-traitance, les fournisseurs et/ou les partenaires.
• Rédiger, ou faire rédiger par un spécialiste extérieur, les clauses techniques d’un cahier des charges
• Mobiliser les compétences autour d’un projet
• Elaborer un budget
• Rédiger des rapports ou des documents
• Concevoir des tableaux de bord

Savoir-être :

• Faire preuve de rigueur et d’organisation (respect des délais, fiabilité, ...)
• Savoir faire preuve d’adaptabilité de disponibilité
• Avoir le sens du service client
• Savoir faire face à des situations urgentes et/ou sensibles
• Avoir le sens de l’écoute et un esprit d’ouverture.
• Avoir le sens de l’anticipation et de la réactivité.
• Savoir communiquer.
• Être force de proposition.

Niveau d'études minimum requis

Niveau 6 Licence/diplômes équivalents

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