DONATE MAINS

services generaux managerEmploi : Coordinateur des services généraux F/H
Localisation du site principal
: Institut de la Vision, 13 rue Moreau, 75012 Paris
Poste à pourvoir pour :
Immédiatement !
Temps plein/partiel : 100 % ; du lundi au vendredi, en journée
CV à envoyer à :
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Date de publication
: 8/03/022

Détails dans la fiche de poste 

 

VOS MISSIONS S' EXCERCERONT SUR 3 SITES

1. Le site principal, le bâtiment « IDV », est géré par la SCI Vision dans le cadre d’un partenariat public privé (PPP) pour le compte du centre hospitalier des Quinze-Vingts. Ce site est partagé avec d’autres locataires, environ 3000 m² sont affectés à l’IDV. Un comité de suivi des usagers assure le lien avec la SCI Vision.

2. Le site « UCL », bâtiment d’environ 2000 m², dont la gestion est réalisée en collaboration directe avec la SCI Vision dans le cadre d’un PPP.

3. Le site « Passage de l’Innovation », locaux loués d’environ 200 m².

PRINCIPALES RESPONSABILITES ET ACTIVITES

  • Assurer le service aux utilisateurs, hiérarchiser les demandes, rendre compte pour arbitrage.
  • Planifier et suivre les interventions en relation avec les prestataires.
  • Elaborer les plans de prévention des prestataires externes.
  • Coordonner les travaux des prestataires en fonction des activités des personnes travaillant à l’Institut de la Vision.
  • S’assurer de la qualité des prestations des prestataires externes.
  • Remonter l’information sur les dysfonctionnements ou problèmes récurrents tant auprès des prestataires que de la direction.
  • Suivre les appels d’offres et la maintenance des équipements scientifiques (congélateur -80°C, centrifugeuses, sorbonnes…)
  • Piloter les prestataires de nettoyage des locaux, de gestion des déchets bureaux et laboratoires.
  • Représenter l’IDV lorsque de gros travaux de rénovation sont engagés, vis-à-vis du maître d’ouvrage en charge des travaux et du mainteneur.
  • Mettre en place et suivre des indicateurs de pilotage pour le suivi des prestataires extérieurs.
  • Participer au suivi des budgets de fonctionnement et d’investissement liés à la fonction.

 

Pour les sites gérés dans le cadre d’un PPP :

  • Etre l’interlocuteur privilégié avec le mainteneur du bâtiment et les utilisateurs du Centre de Recherche
  • S’assurer de la bonne application des prestations dues contractuellement par le mainteneur et les prestataires externes.
  • Centraliser les demandes d’interventions techniques émises par les utilisateurs et s’assurer de leurs réalisations auprès du gestionnaire du bâtiment.
  • Surveillance avec le mainteneur des installations techniques du site, des travaux et entretien du bâtiment.
  • Participer aux opérations de contrôles de nettoyage des parties communes du bâtiment avec le mainteneur.

 

Pour le site loué :

  • Participer à l’élaboration des cahiers des charges et à la consultation des prestataires d’exploitation et de maintenance.
  • Piloter les prestataires chargés de l’exploitation et de la maintenance.
  • Rechercher des fournisseurs en fonction des besoins et des marchés.
  • Participer aux négociations avec les fournisseurs, analyser les propositions et établir le meilleur rapport qualité/prix/délai dans le respect des budgets.

 

PROFIL RECHERCHE

Connaissances requises :

  • Connaissance générale des grands principes des marchés publics.
  • Connaissance de l’organisation, du fonctionnement et des circuits de décision de la structure.
  • Contribuer à la définition des indicateurs pour le suivi et l'analyse des résultats.
  • Connaître les règles d’hygiène et de sécurité.

 

Savoir-faire :

  • Conduire un projet
  • Elaborer des choix, planifier les actions, estimer les besoins en moyens pour son équipe.
  • Engager et suivre les contrôles techniques réglementaires.
  • Savoir négocier avec les différents interlocuteurs.
  • Elaborer et rédiger des notes d'information, des documents de synthèse...
  • Avoir une vision générale de l’activité de l’Institut pour anticiper les demandes et les besoins
  • Savoir prendre en compte les attentes des utilisateurs et des contraintes liées à la recherche.
  • Prendre en compte les contraintes techniques du bâtiment.
  • Coordonner son action avec les autres services
  • Négocier des délais, des moyens avec le réseau, la sous-traitance, les fournisseurs et/ou les partenaires.
  • Rédiger, ou faire rédiger par un spécialiste extérieur, les clauses techniques d’un cahier des charges
  • Mobiliser les compétences autour d’un projet
  • Elaborer un budget
  • Rédiger des rapports ou des documents
  • Concevoir des tableaux de bord

 

Savoir-être :

  • Faire preuve de rigueur et d’organisation (respect des délais, fiabilité, ...)
  • Savoir faire preuve d’adaptabilité de disponibilité
  • Avoir le sens du service client
  • Savoir faire face à des situations urgentes et/ou sensibles
  • Avoir le sens de l’écoute et un esprit d’ouverture.
  • Avoir le sens de l’anticipation et de la réactivité.
  • Savoir communiquer.
  • Être force de proposition.

 

Niveau d'études minimum requis

Niveau 6 Licence/diplômes équivalents

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